Sprawy są rozpatrywane z zachowaniem trybu i terminów zgodnych z Kodeksem Postępowania Administracyjnego i Instrukcją Kancelaryjną. Sekretariat szkoły udziela szczegółowych informacji dotyczących sposobu załatwiania spraw.
Godziny urzędowania sekretariatu:
sekretariat czynny jest od poniedziałku do piątku od 7.00 – 15.00
w dni pracy szkoły
- Osoba starająca się o wgląd do dokumentów lub o duplikat dokumentu powinna złożyć podanie w sekretariacie szkoły. Stosowne dokumenty osoba ta odbiera osobiście w sekretariacie szkoły.
2. Dane podlegające ochronie:
- dane osobowe pracowników zatrudnionych w szkole
- dane osobowe uczniów i ich rodziców
- wynagrodzenia pracowników
- opinie/informacje Poradni Psychologiczno Pedagogicznej i innych poradni specjalistycznych
- dokumentacja dydaktyczno-wychowawcza – udostępniana organowi kontrolującemu
i nadzorującemu szkołę
Procedura skarg i zażaleń – zawiera szczegółowe informacje dotyczące trybu i sposobu załatwiania spraw.
PROCEDURA PRZYJMOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW
W SZKOLE PODSTAWOWEJ W ŚLEMIENIU
Podstawa prawna
- Ustawa z dn. 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2000r., nr 98, poz. 1071).
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002r., nr 5, poz. 46).
Rozdział I
Przyjmowanie i rejestrowanie skarg i wniosków
- Skargi i wnioski przyjmowane są przez dyrektora szkoły. W przypadku jego nieobecności skargi przyjmuje wicedyrektor.
- Dyrektor szkoły lub wicedyrektor przyjmuje skargi i wnioski codziennie od godz. 8.00 do 14.00
- Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą telefaksu, a także ustnie do protokołu.
- Pracownik szkoły, który otrzymał skargę dotyczącą jego działalności, obowiązany jest przekazać ją niezwłocznie dyrektorowi.
- Dyrektor prowadzi rejestr skarg i wniosków.
- Skargi i wnioski przekazane przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne oraz organizacje społeczne podlegają rozpatrzeniu i załatwieniu w takim samym trybie, jak skargi i wnioski osób fizycznych i prawnych.
- Do rejestru wpisuje się także skargi i wnioski, które nie zawierają imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego – anonimy.
- Rejestr skarg uwzględnia następujące rubryki:
a) liczba porządkowa,
b) data wpływu skargi/wniosku,
c) data rejestrowania skargi/wniosku,
d) adres osoby lub instytucji wnoszącej skargę/wniosek,
e) informacja na temat, czego dotyczy skarga/wniosek,
f) termin załatwienia skargi/wniosku,
g) imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie skargi/wniosku,
h) data załatwienia,
i) krótka informacja o sposobie załatwienia sprawy,
- Do rejestru nie wpisuje się pism skierowanych do wiadomości szkoły.
Rozdział II
Kwalifikowanie skarg i wniosków
- Kwalifikowania spraw jako skargi lub wnioski dokonuje dyrektor.
- Każda sprawa zakwalifikowana przez dyrektora jako skarga lub wniosek wpisywana jest do rejestru skarg i wniosków.
- Jeśli z treści skargi lub wniosku nie można ustalić ich przedmiotu, dyrektor wzywa wnoszącego o wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania.
- Skargi/wnioski, które nie należą do kompetencji szkoły, należy zarejestrować, a następnie pismem przewodnim przesłać zgodnie z właściwością, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego albo zwrócić mu sprawę wskazując właściwy organ, kopię pisma zostawić w dokumentacji szkoły.
- Skargi/wnioski, które dotyczą kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, należy zarejestrować, następnie pismem przewodnim przesłać odpisy właściwym organom, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego, a kopie zostawić w dokumentacji szkoły.
- Skargi/wnioski anonimowe po dokonaniu rejestracji pozostają bez rozpoznania.
- Dyrektor może informacje zawarte w anonimowej skardze/wniosku wykorzystać w ramach pełnionego nadzoru pedagogicznego.
Rozdział III
Rozpatrywanie skarg i wniosków
- Skargi/wnioski rozpatruje dyrektor szkoły lub osoba przez niego upoważniona.
- Z wyjaśnienia skargi/wniosku sporządza się następującą dokumentację:
a) oryginał skargi/wniosku,
b) notatkę służbową informującą o sposobie załatwienia skargi/wniosku i wynikach postępowania wyjaśniającego,
c) materiały pomocnicze zebrane w trakcie wyjaśniania skargi/wniosku,
d) odpowiedź do wnoszącego, w której został powiadomiony o sposobie rozstrzygnięcia sprawy wraz z urzędowo potwierdzonym jej wysłaniem,
e) inne pisma, jeśli sprawa tego wymaga.
- Odpowiedź do wnoszącego winna zawierać:
a) oznaczenie organu, od którego pochodzi,
b) wyczerpującą informację o sposobie załatwienia sprawy z odniesieniem się do wszystkich zarzutów/wniosków zawartych w skardze/wniosku,
c) faktyczne i prawne uzasadnienie, jeżeli skarga/wniosek została załatwiona odmownie,
d) imię i nazwisko osoby rozpatrującej skargę.
- Pełna dokumentacja po zakończeniu sprawy przechowywana jest w sekretariacie szkoły.
Rozdział IV
Terminy rozpatrywania skarg i wniosków
- Skargę/wniosek rozpatruje się bez zbędnej zwłoki.
- Skargę/wniosek rozpatruje się:
a) do czternastu dni, gdy skargę wnosi poseł na Sejm, senator lub radny,
b) do miesiąca, gdy wszczyna się postępowanie wyjaśniające,
c) do dwóch miesięcy, gdy skarga/wniosek jest szczególnie skomplikowana,
- Do siedmiu dni należy:
a) przesłać skargę/wniosek do właściwego organu z powiadomieniem wnoszącego lub zwrócić ją wnoszącemu ze wskazaniem właściwego organu, jeżeli skarga/wniosek została skierowana do niewłaściwego organu,
b) przesłać skargę/wniosek do wnoszącego z odpowiednim wyjaśnieniem, jeżeli trudno jest ustalić właściwy organ lub gdy właściwy jest organ wymiaru sprawiedliwości,
c) przesłać odpisy skargi/wniosku do właściwych organów z powiadomieniem wnoszącego, jeżeli sprawy w nich poruszane dotyczą różnych organów,
d) przesłać informację do wnoszącego o przesunięciu terminu załatwienia skargi/wniosku z podaniem powodów tego przesunięcia,
e) zwrócić się z prośbą do osoby wnoszącej o przesłanie dodatkowych informacji dotyczących skargi/wniosku,
f) udzielić odpowiedzi w przypadku ponowienia skargi/wniosku, w której brak jest wskazania nowych okoliczności sprawy.